Procedury księgowe w firmie

Księgowość, z racji swojej dbałości o szczegóły, wymaga wprowadzenia dosyć restrykcyjnych procedur, związanych z wydatkami czy z wystawianiem faktur. Staje się to konieczne zwłaszcza w przypadku dużych firm i korporacji, gdzie faktury są dokumentem na poniesione wydatki w różnych częściach firmy. I tak warto wprowadzić rozgraniczenie, kto może dokonywać zakupów i do jakiej kwoty, aby ten zakup mógł być udokumentowany wystawioną fakturą. Posiadacze służbowych kart kredytowych zwykle muszą się rozliczyć ze swoich wydatków w chwili, gdy firma dostanie rozliczenie karty kredytowej. Wówczas każdy wydatek, za który zapłacono służbową kartą, musi zostać skrupulatnie opisany z uwzględnieniem nie tylko miejsca, ale i celu poniesienia wydatku. Wszelkie faktury muszą być opisane, następnie w postaci zestawienia zbiorczego z opisem powinny zostać podpisane przez dyrektora danego działu. Tak zatwierdzone wydatki mogą być dodatkowo podpisywane przez dyrektora pionu albo wiceprezesa, odpowiedzialnego za dany dział. Rozliczenia trafiają następnie do księgowości, gdzie ponownie są sprawdzane pod względem merytorycznym i fiskalnym. Wprowadzenie dodatkowych poziomów zatwierdzania płatności powoduje, że termin zapłaty, zdefiniowany na 7 dni od momentu wystawienia faktury, rzadko kiedy jest w praktyce dotrzymywany.

Księgowość w firmie handlowej

W firmach handlowych księgowość, oprócz prowadzenia rejestru rozliczeń i faktur, jest także odpowiedzialna za stany magazynowe w postaci wartości towarów. W takich miejscach warto rozdzielić obowiązki i rozliczenia stanów magazynowych powierzyć osobom, które mogą wykonywać je razem ze swoimi obowiązkami. Dobrym pomysłem staje się zlecanie przygotowywania raportów okresowych, np. w cyklach co 10 dni, aby na bieżąco sprawdzać, jaki asortyment towarów sprzedaje się lepiej, a jaki – dużo słabej. Takie okresowe raporty pozwalają także wyłapać wszelkie nieścisłości związane choćby z udzielonymi rabatami czy zniżkami. Raporty okresowe zawierają w sobie różnego rodzaju zestawienia, z uwzględnieniem raportów kasowych, generowanych na koniec każdego dnia oraz rejestrem wystawionych faktur. Takie rozliczenia trafiają do księgowości, gdzie są dokładnie sprawdzane i wprowadzane do ogólnego rejestru wszystkich zdarzeń fiskalnych, które mają miejsce w całej firmie. Jedynie księgowość ma dostęp do wszystkich faktur i rachunków, które zostały wystawione na firmę macierzystą, aby w ten sposób potwierdzić konkretny zakup towaru czy usługi. To także księgowość dokonuje zestawienia ze wszystkimi obciążeniami w postaci płac i zestawienia składek na rzecz ubezpieczeń społecznych. Wszelkie przepływy finansowe, zarówno w postaci płatności z strony klientów, jak i konieczność płacenia za usługi na rzecz kontrahentów, muszą mieć potwierdzenie w postaci dokumentów księgowych.

Podstawowe zadania księgowego

Z obserwacji innych osób praca księgowego jest bardzo nudna albo wręcz przeciwnie – nudna może nie jest, ale za to księgowy to ktoś, kto ma bardzo dużo czasu wolnego. Obie te opinie są nieprawdziwe. To prawda, że aby pracować w księgowości, warto lubić matematykę, ponieważ spora część zadań oznacza przygotowywanie wyliczeń i raportów, ale te zadania coraz częściej kończą się wygenerowaniem odpowiedniego raportu z systemu. Przy przeglądaniu faktur przydaje się skrupulatność i znajomość przepisów skarbowych, ale także niezwykła dokładność, bowiem faktura bez podpisu, bez pieczątki czy z błędnie wpisaną datą może być zwrócona i z punktu widzenia księgowości staje się bezużytecznym materiałem, którego nie można wykorzystać do rozliczenia. Pod względem znajomości prawa podatkowego księgowi bywają niezwykle biegli, chociaż zwykle ich znajomość stawek podatkowych, możliwości odpisów i obniżenia odprowadzanego podatku zwykle ogranicza się do konkretnej dziedziny, np. do stawek podatkowych w zakresie handlu, handlu konkretnym towarem, który dopuszcza obniżenie stawek podatkowych sprzedaż z zerową stawką podatku VAT. Tutaj także przydaje się wiedza z zakresu podatków, z uwzględnieniem wszelkich zmian, które się pojawiają w ciągu rok, a które dotyczą zmian w skali podatkowej albo oznaczają konieczność podwyższenia stawki VAT na określone towary. Tak się stało z ubrankami dla niemowląt.

Co powinien wiedzieć księgowy

W każdej firmie, w której jest księgowość i kadry, kadry odpowiadają za wszelkie sprawy związane z zatrudnianiem pracowników czy prowadzeniem grafików ich obecności w pracy, na tej podstawie powstają listy płac, które następnie są realizowane przez księgowość. Księgowość najpierw musi sprawdzić wszelkie dokumenty, w szczególności faktury. To właśnie księgowy powinien wiedzieć, kiedy i w jakich przypadkach można odpisać podatek VAT. Np. najnowsza nowelizacja prawa skarbowego, która będzie obowiązywać od 2014 roku, zniesienie zerową stawkę podatku VAT na stal w przypadku wykazania przez firmy, że stal była sprzedawana na rynkach Unii Europejskiej. To właśnie księgowość rozstrzyga, czy i w jakiej wysokości obowiązuje amortyzacja. Do roli księgowego należy także uzgadnianie sald księgowych, zwłaszcza w dużych firmach, gdzie poszczególne działy mają np. własne konta na wydatki. Księgowość utrzymuje kontakty z bankami, zarówno w kwestiach związanych z prowadzeniem rachunków bieżących, ale także dlatego, że na podstawie wyciągów, np. otrzymywanych codziennie, często są prowadzone rozmaite rozliczenia. Bywa bowiem tak, że fakturę kontrahent otrzymał jakiś czas temu i pomimo terminu, wpisanego jako termin obowiązujący do zapłacenia zobowiązania, środki na rachunku firmy pojawiają się w różnym czasie, a w przypadku niektórych klientów zapłacone kwoty mogą być sumą kilku faktur.

Jak zostać księgowym

Księgowy zajmuje się gównie prowadzeniem ksiąg rachunkowych, gromadzi wystawione faktury i rachunki oraz zapewnia terminowość wpłat składek na ubezpieczenia społeczne oraz terminowo uiszcza należne podatki. Kontaktem z bankami w imieniu firmy zajmuje się raczej główna księgowa. Jakie cechy powinna posiadać osoba, która chciałaby zostać księgowym? Księgowymi zostają osoby, które ukończyły odpowiednie kierunki na studiach – finanse, rachunkowość, itp. Z racji tego, że powstaje w Polsce coraz więcej centrów finansowych, które przejmują rozliczenia księgowe różnych firm, nie tylko prowadzących działalność na polskim rynku, coraz częściej księgowym przydaje się znajomość języków obcych. Księgowy jest potrzebny w każdej firmie, zarówno prywatnej, jak i państwowej, dlatego możliwości na zatrudnienie są naprawdę olbrzymie. Początkujący księgowy zwykle prowadzi rejestr faktur, sprawdza poprawność ich opisania i zajmuje się podstawowymi działaniami z zakresu księgowości, np. przygotowuje okresowe raporty z obrotów w magazynach. Przydaje się tutaj z jednej strony skrupulatność i dokładność, ale ta praca wymaga nie tylko miłości do cyferek, wymaga również kontaktów z innymi ludźmi, którzy bardzo często nie będą w stanie zrozumieć, dlaczego taki czy inny opis wydatków powoduje, że firma traci.

Księgowość czyli buchalteria

Przestarzałe określenie księgowości to buchalteria. Księgowość to część rejestracyjna rachunkowości. O ile księgowości można się nauczyć na krótkich kursach, które przedstawiają podstawowe informacje z zakresu księgowości, podają podział na aktywa i pasywa i pozwalają je w praktyce określić, o tyle rachunkowość jest jednym z przedmiotów na studiach czy w profilowanych liceach, który trwa co najmniej kilka semestrów. W związku z tym, że księgowość zajmuje się dokumentami i rozliczeniami, to właśnie księgowe muszą nieustannie aktualizować swoją wiedzę o nowe informacje. Do najczęściej się zmieniających zdarzeń należy zaliczyć zarówno stawki podatków, także tych zagranicznych, jak i wysokość składek na ubezpieczenie społeczne. Wszystkie te wartości, po otrzymaniu odpowiednich dokumentów przez księgowość, obciążają wybrane konta księgowe firmy. Z księgowością bardzo często łączy się także controlling, który zwraca porównywalnie dużą uwagę na prawidłowość prowadzonych rozliczeń. Do księgowości tworzone są specjalne programy komputerowe, które w maksymalnym stopniu ułatwiają wykonywanie wszelkiego rodzaju rozliczeń, zarówno z kontrahentami, jak i z właściwymi urzędami – urzędem skarbowym czy ZUS. Nowoczesne programy mają specjalne nakładki dla głównych księgowych, którzy ponoszą większą odpowiedzialność za działania księgowe.

Księgowość w organizacjach pozarządowych

Organizacje pozarządowe, powszechnie zwane ngo, powstają jako fundacje czy stowarzyszenia i z założenia mają pomagać innym, chociaż najczęściej nie prowadzą działalności gospodarczej. Dlatego ich księgowość jest nieco inna niż w tradycyjnie ujętej firmie. Nawet organizacja, która się utrzymuje tylko ze składek członkowskich, musi prowadzić pełną księgowość z planem kont. Prawo reguluje jedynie konieczność prowadzenia rozliczeń księgowych, natomiast nie precyzuje, kto to powinien robić, zatem w ngo możliwa jest sytuacja, że księgowością zajmuje się wolontariusz albo jakaś inna osoba, nawet dyrektor zarządzający czy prezes. Wśród dokumentów księgowych należy przechowywać zarówno otrzymane faktury czy rachunki za zakup usług czy konkretnych produktów, ale także i rachunki wystawione przez daną organizację, raporty kasowe, jeśli dokonywane są jakieś operacje finansowe oraz różne dokumenty wewnętrzne, na przykład listy płac. Rachunkowość jest nieco bardziej obszernym działem, i w jej skład wchodzi między innymi księgowość. Środkami trwałymi w ngo, które podlegają konieczności rejestrowania, są między innymi nieruchomości, maszyny, sprzęt biurowy, ale także prawa do mieszkania czy nieruchomości. Nie ma konieczności prowadzenia ewidencji wyposażenia, pod warunkiem, że jego wartość przekracza 1500 złotych. Tę kwestię rozstrzyga jedno z rozporządzeń Ministra Finansów.

Bilans w firmie

Bilans pozwala na ustalenie, jakie są aktywa w firmie, jednocześnie ustalając pasywa. Bilans to jednak równowaga, zatem po obydwu stronach sum bilansowych powinny się pojawić takie wartości, aby się równoważyły. Przy tej okazji tworzy się rachunki zysków i strat oraz wykorzystuje ewidencję na każdym koncie. Po jednej stronie sumy bilansowej są aktywa, po drugiej pasywa. Aktywa dzieli się na rzeczowe, finansowe i inne niż materialne. Aktywa rzeczowe mają postać materialną. Aktywa finansowe to gotówka czy instrumenty finansowe. Aktywa niematerialne z kolei mają postać inną niż materialna i finansowa, mogą to być na przykład prawa majątkowe. Aktywa można także podzielić na trwałe i obrotowe. W skład aktywów obrotowych zalicza się w firmach produkcyjnych zapasy, ale także inwestycje i należności krótkoterminowe. Zapasami mogą być także wyprodukowane, ale niesprzedane jeszcze towary. Inwestycjami krótkoterminowymi mogą być akcje i papiery wartościowe jako takie, ale także udzielone pożyczki. Po drugiej stronie znajdują się pasywa, które najprościej można podzielić na kapitał własny firmy i kapitał obcy, popularnie nazywany zobowiązaniami albo kapitałem obcym. Kapitał własny firmy to posiadane przez nią pieniądze, ale także wniesiony przez firmę kapitał rzeczowy. Na kapitał własny składa się kapitał zakładowy czy wynik finansowy netto.

Księgowość czy rachunkowość

W ujęciu potocznym księgowość i rachunkowość to jedno i to samo. Oznacza to, że podlegają one tym samym prawom, które regulują rynek i działalność gospodarczą. Jednym z tych praw jest konieczność tworzenia rozliczeń i bilansów, tworzone na podstawie prawa bilansowego. W skład rachunkowości wchodzi rachunkowość zarządcza i rachunkowość finansowa. W większości firm, działających na rynku polskim, dosyć dokładnie się rozdziela kompetencje dyrektora finansowego i głównego księgowego, chociaż w praktyce ich zakres obowiązków może się w większości pokrywać, to jednak dyrektor finansowy ponosi odpowiedzialność nie tylko za prawidłowe rozliczenia księgowe w postaci wpływów i wypływów na rachunki firm, ale także tworzy bilanse, rozliczenia roczne i okresowe, oraz okresowe raporty. Pomaga także w tworzeniu planów finansowych na przyszłość, a ten zakres odpowiedzialności już głównego księgowego nie dotyczy. Częścią wspólną rachunkowości finansowej i rachunkowości zarządczej tworzy rachunek kosztów. W firmie obowiązkowo musi powstać zakładowy plan kont, który powinien być spójny z polityką prowadzoną w firmie. Chodzi o ustalenie kont księgi głównej, zdefiniowanie, co będzie księgowane i w jaki sposób, ustala się także, czy będą konta pomocnicze, a jeśli tak, to czemu mają służyć i jaki będzie sposób powiązania pomiędzy księgą główną i księgami pomocniczymi.

Do czego jest potrzebna księgowość

W pojęciu przeciętnego Polaka księgowość nie jest specjalnie potrzebna, chociaż każde gospodarstwo domowe wykorzystuje ją nawet w bardzo uproszczonej postaci. W każdym domu sumuje się wszystkie przychody, a następnie podlicza, jakie wydatki należy w danym miesiącu ponieść, podliczając najpierw wydatki stałe w postaci czynszu za mieszkanie, opłacenia rachunków za energię elektryczną, wodę, gaz czy wywóz śmieci. Na następnych miejscach pojawiają się wydatki, z których można – pod określonymi warunkami zrezygnować – np. kupienie nowych ubrań, papierosów czy alkoholu. Równie ważna jest pozycja wydatków na jedzenie czy leki w przypadku osób chorujących na przewlekłe choroby. Dopiero po pobieżnym podsumowaniu wpływów i wydatków wiadomo, czy pozostaną jakieś pieniądze, które można zaoszczędzić na konkretny cel albo zainwestować. Takie proste kalkulacje stosowane są także w przypadku osób, które starają się o kredyt hipoteczny, aby wyliczyć, czy faktycznie stać ich na dodatkowe obciążenie w postaci comiesięcznej raty kredytu. Księgowością w firmach zajmują się zwykle osoby, posiadające w tym kierunku albo wykształcenie, albo wiedzę zdobytą między innymi na specjalistycznych kursach. Księgowość w firmach jest bardziej skomplikowana, a w wielu firmach stanowi podstawę do tworzenia nie tylko budżetów, ale także sprawozdań finansowych z działalności danej firmy.